Bina dan simpan rekod yang sahih, boleh dipercayai dan boleh digunakan

Gambaran keseluruhan

Pengurusan dokumen OpenKM mempunyai sokongan untuk perisian pengurusan rekod. Pengurusan Kandungan Enterprise - ECM - adalah istilah yang ditakrifkan pada tahun 2005 oleh para profesional maklumat yang telah bersaing dengan konsep lain seperti EDRMS atau ERMS. Terdapat banyak kesusasteraan untuk istilah yang berkaitan dengan pengurusan dokumen, seperti; ECM, EDRMS, ERMS, DM, KM dan lain-lain. Ia lebih dipengaruhi oleh peraturan pemasaran dan bukannya disebabkan objektif.

Walau bagaimanapun, kami lebih suka istilah EDRMS (Sistem Pengurusan Dokumen dan Rekod Perusahaan/ Enterprise Document and Record Management System). Penamaannya mungkin rendah di dunia pemasaran tetapi dari sudut pandangan kami ia lebih ketat dan mempunyai perwakilan yang lebih ketara.

Pengurusan maklumat dari segi pengurusan rekod, adalah bidang pengurusan yang bertanggungjawab terhadap kawalan sistematik yang mencukupi untuk penciptaan, penerimaan, penyelenggaraan, penggunaan dan pelupusan rekod, termasuk proses untuk menangkap dan mengekalkan bukti dan maklumat mengenai aktiviti perniagaan dan transaksi dalam bentuk rekod. Rekod adalah maklumat yang dicipta, diterima, dan dikekalkan sebagai bukti. Ia merangkumi maklumat oleh organisasi atau individu, menurut kewajipan undang-undang atau dalam urus niaga perniagaan.

Perisian penyelesaian pengurusan rekod mengawal amalan pengurus rekod dan mana-mana individu yang mencipta atau menggunakan rekod dalam menjalankan aktiviti perniagaan mereka. Pengurusan rekod elektronik dalam organisasi termasuk:

  • Menetapkan dasar dan standard.
  • Menetapkan tanggungjawab dan pihak berkuasa.
  • Menghasilkan dan mempromosi prosedur dan garis panduan.
  • Pengurusan maklumat.
  • Menyediakan pelbagai perkhidmatan yang berkaitan dengan pengurusan dan penggunaan rekod.
  • Reka bentuk, pelaksanaan dan pentadbiran sistem khusus untuk menguruskan rekod.
  • Menyepadukan pengurusan rekod ke dalam sistem dan proses perniagaan.

Semua organisasi perlu mengenal pasti persekitaran kawal selia yang mempengaruhi aktiviti dan keperluan mereka untuk mendokumentasikan aktiviti mereka. Dasar dan tatacara organisasi mestilah menggambarkan penggunaan persekitaran kawal selia untuk proses perniagaan mereka. Organisasi harus menyediakan bukti yang mencukupi tentang pematuhan ini dengan persekitaran kawal selia dalam rekod aktivitinya.

Organisasi harus menghasilkan, mendokumenkan, menyelenggarakan dan mempromosikan polisi, prosedur dan amalan pengurusan rekod untuk memastikan keperluan bukti perniagaan, akauntabiliti dan maklumat mengenai kegiatannya dapat dipenuhi.

Faedah-faedah

Dalam senario pengurusan rekod elektronik, rekod dicipta, diterima dan digunakan dalam menjalankan aktiviti perniagaan. Untuk menyokong kelakuan perniagaan, mematuhi persekitaran kawal selia dan memberikan akauntabiliti, organisasi harus mencipta dan mengekalkan rekod yang sah, boleh dipercayai dan boleh digunakan, dan melindungi integriti rekod tersebut selagi diperlukan. Untuk melakukan ini, organisasi perlu memulakan dan menjalankan program pengurusan rekod komprehensif yang merangkumi:

  • Menentukan rekod-rekod yang harus dicipta/ dibina dalam setiap proses perniagaan, dan maklumat yang perlu dimasukkan dalam rekod tersebut.
  • Memutuskan apa bentuk dan struktur rekod harus dicipta dan ditangkap, serta teknologi yang akan digunakan.
  • Menentukan metadata yang harus dibina dengan rekod, proses rekod dan bagaimana metadata itu akan dikaitkan dan diuruskan dengan berterusan.
  • Memelihara rekod dan menjadikannya mudah diakses dari masa ke masa, untuk memenuhi keperluan perniagaan dan jangkaan masyarakat.
  • Memastikan rekod diselenggarakan dalam persekitaran yang selamat dan terjamin.
  • Mengenalpasti dan menilai peluang untuk meningkatkan keberkesanan, kecekapan atau kualiti proses, keputusan, dan tindakan yang boleh dihasilkan daripada penciptaan atau pengurusan rekod yang lebih baik.
  • Menentukan keperluan untuk mendapatkan, menggunakan dan menghantar rekod antara proses perniagaan dan pengguna lain dan tempoh masa mereka perlu disimpan untuk memenuhi keperluan tersebut.
  • Memutuskan bagaimana rekod diatur untuk menyokong keperluan kegunaannya.
  • Menilai risiko yang akan ditimbulkan oleh kegagalan aktiviti rekod yang berwibawa.
  • Mematuhi keperluan undang-undang dan kawal selia, piawaian dan dasar organisasi yang berkaitan.
  • Memastikan rekod disimpan hanya untuk tempoh yang diperlukan.

Pelan fail

Pelan fail adalah garis panduan yang komprehensif yang merangkumi siri rekod, organisasi fail, lokasi fail aktif, arahan pemindahan fail, arahan pengekalan dan pelupusan fail, dan arahan khusus lain yang memberi panduan untuk pengurusan rekod yang berkesan.

Pelan fail perisian pengurusan rekod OpenKM menentukan bagaimana rekod akan dianjurkan sebaik sahaja ia telah diwujudkan atau diterima. Pelan ini menyediakan "peta perjalanan" kepada rekod yang tercipta dan dikendalikan oleh unit organisasi, dan meringkaskan proses pelupusannya.

Pelan fail dibuat dengan memperincikan siri fail rekod dalam unit organisasi anda, serta maklumat tentang bagaimana dan pihak ianya diuruskan.

Ciri-ciri

Pelan fail pengurusan dokumen OpenKM menerangkan setiap jenis rekod dalam organisasi, lokasi di mana mereka patut disimpan, peraturan yang dikenakan kepada mereka, jadual penyimpanan dan tempoh masa, cara pelupusan, dan individu yang bertanggungjawab untuk pengurusannya. Ia terdiri daripada tugas-tugas berikut:

  • Huraikan jenis barangan yang dikenali oleh organisasi sebagai rekod.
  • Pengelasan rekod ke dalam pelbagai kategori.
  • Nyatakan di mana rekod disimpan.
  • Terangkan tempoh penyimpanan untuk rekod.
  • Menentukan sempadan individu yang bertanggungjawab untuk menguruskan pelbagai jenis rekod.
  • Bekerja dengan rekod elektronik dan rekod bukan elektronik

Warisan

Ia membenarkan warisan antara siri fail.

  • Mewarisi dari siri fail induk.
  • Memperluaskan siri fail.
  • Pengklonan siri fail.

Keselamatan

Tetapkan keselamatan dengan siri fail rekod.

  • Keselamatan berdasarkan sistem plugin OpenKM.
  • Bina keselamatan dinamik untuk setiap siri fail, contohnya, berdasarkan nilai metadata.

Pengurus rekod

  • Pengurus rekod berdasarkan sistem plugin OpenKM.
  • Bina logik dinamik untuk setiap siri fail, contohnya, berdasarkan nilai metadata, siri fail boleh dipromosikan sebagai status "rekod".
  • Logik dinamik untuk menilai tugas "mempromosikan sebagai rekod".

Carian

Tentukan carian biasa berdasarkan siri rekod fail.

Pengelasan aktiviti perniagaan

Pengelasan aktiviti perniagaan bertindak sebagai alat yang berkuasa untuk membantu menjalankan perniagaan dan kebanyakan proses yang terlibat dalam pengurusan rekod:

  • Menyediakan hubungan antara rekod individu yang terkumpul untuk menyediakan rekod aktiviti berterusan.
  • Memastikan rekod dinamakan secara konsisten dari masa ke masa.
  • Membantu dalam mendapatkan semula semua rekod yang berkaitan dengan fungsi atau aktiviti tertentu.
  • Menentukan perlindungan keselamatan dan akses yang sesuai untuk set rekod.
  • Peruntukkan kebenaran pengguna untuk akses kepada, atau tindakan ke atas, kumpulan rekod tertentu.
  • Mengedarkan tanggungjawab untuk pengurusan set rekod tertentu.
  • Mengedarkan rekod untuk tindakan seterusnya.
  • Menentukan tempoh pengekalan yang sesuai dan tindakan pelupusan untuk rekod.

Sistem Pengelasan

Sistem pengelasan mencerminkan perniagaan organisasi dan biasanya berdasarkan analisis aktiviti perniagaan organisasi. Sistem ini boleh digunakan untuk menyokong pelbagai proses pengurusan rekod.

Katalog

  • Pengkatalogan berdasarkan sistem plugin OpenKM (membenarkan pengurusan dokumen dan rekod yang automatik).
  • Bina destinasi dinamik berdasarkan nilai rekod.
  • Wizard dinamik yang memerlukan pengguna untuk nilai metadata berdasarkan siri fail rekod (kawalan penciptaan).

Pelupusan

  • Pelupusan berdasarkan sistem plugin OpenKM.
  • Tetapkan jadual pengekalan dan tempoh (tempoh pengekalan).
  • Bina pelupusan dinamik berdasarkan nilai rekod.

Hubungi kami

Pertanyaan umum

JBA Solutions Sdn Bhd

E-mel:
email
Telefon:
+60 12 809 1368 ( Malaysia )
Ibu pejabat:
BT36, Level 7, Block B1, Icom Square, Jalan Pending, 93450 Kuching, Sarawak, Malaysia.

Malaysia: Sila telefon +60 12 809 1368.
Waktu pejabat:
Isnin - Jumaat: 08:00 pagi - 12:00 petang, 13:00 petang - 17:00 petang GMT+8 untuk bantuan segera. Masa sekarang ialah hari Rabu 07:18 am di Kuching, Sarawak, Malaysia.

OpenKM di seluruh dunia:

Afrika Utara: https://www.openkm.me
Amerika Syarikat: https://www.openkm.us
China: https://www.openkm.cn
Indonesia: https://www.openkm.id
Itali: https://www.openkm.it
Jerman: https://www.openkm.de
Kanada: https://www.openkm.ca
Malaysia: https://www.openkm.my
Perancis: https://www.openkm.fr
Poland: https://www.openkm.pl
Sepanyol: https://www.openkm.com
Timur Tengah: https://www.openkm.me